浅谈对秘书工作的认识

浅谈对秘书工作的认识

浅谈对秘书工作的认识。社会上存在着各种各样的行业，而秘书是我们比较常见的一种职业，不少人想知道目前秘书工作的定义是怎样的。接下来就由小编带大家一起详细了解下浅谈对秘书工作的认识。

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1、秘书工作的定位

秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员，也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学，并推动决策有效地落实。 秘书工作，是秘书群体围绕领导者进行管理过程中所开展的一系列辅助性和服务性的工作。

2、对秘书的要求

秘书工作的特殊性要求秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作能力。首先，作为领导的秘书，应该稳重干练，坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论。《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书，郭立明，在一念之间的失误，使他的前途毁于一旦，因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子，所以他与宋海峰走的较近，后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的，他有一本很厚的工作日记，记录贡开宸书记的每一点活动。但就因为没有把持住自己，以贡开宸的名义替宋海峰传话，违反了组织纪律，而受到了惩罚。 其次，作为领导的秘书，要想领导所未想，时刻替领导着想，保持清醒的头脑。《省委书记》中还有一位优秀的秘书——焦来年。他不仅成熟稳重，还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚

3、秘书工作的任务

秘书工作的任务主要分为三类： 第一类是日常程序化工作。接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。 第二类是领导临时交办的工作。在日常工作中，有时遇到重大事件时，领导要经过深思熟虑才能做决定，而这种决定往往是临时性的，此时就需要秘书积极地响应领导，使领导的决定落实下来。 第三类是智囊性的辅助工作。作为一个秘书，应是领导工作的辅助者。秘书人员应具备辅助决策的意识，提高辅助决策的能力，做领导的参谋和助手。当领导遇到比较困难的问题时，秘书应迎难而上，及时为领导者排忧解难。 总的来说，秘书其实是一项很有挑战性的工作，要做一位合格的秘书是需要付出巨大地努力的。因此，我们这批未来的秘书应该勇敢的迎接挑战，努力学习，为将来的工作打下坚实的基础。在当今这个发展较快的时代，我们要想在社会上有立足之地，就一定要有足够的能力，机会永远只会给有准备的人。我们要适应社会的发展，就要不断地学习，提高自身的能力。

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秘书语言艺术

1、秘书交谈礼仪

交谈是交流思想和表达情感最直接、快捷的途径。在人际交往中，用错了一个词，或多说了一句话，或不注意词语的感情色彩等而导致交往失败或影响人际关系的事时有发生。所以，在交谈中药遵从一定的礼仪规范，才能达到双方交流信息、沟通思想的目的。在交谈的过程中，要注意倾听对方的表述，从而获得准确的信息。

2、创造良好的交谈氛围

谈话气氛和谐与否，会直接影响谈话的效果。为了创造一个愉快融洽的'谈话气氛，秘书可以从以下几个方面入手。

3、态度要诚恳

进行交谈时，态度要认真、诚恳。对交谈的主题应认真对待，这不仅是尊重他人，更重要的是只有双方在认真的交谈中寻找到共同点以后，才有可能深入了解，取得对方的信任，交谈的氛围也会随之进入良好的阶段。

知识自己娓娓而谈，或目光呆滞、神情黯然、东张西望、心不在焉，或翻阅书报、看表、打呵欠，都会影响交谈的顺利进行。

4、寒暄要热情大方

寒暄不仅是一种必不可少的客套，还可以为交谈作情绪和情感上的铺垫。成功的寒暄，可以迅速缩短双方之间的感情距离，调节气氛，增进交流。因此，寒暄应尽量表现出谦恭、大方、热情、平等的姿态。

5、距离要适中

无论两人交谈还是多人交谈，交谈的距离以能够较容易地听清谈话的内容为宜，距离做好是在2m左右，盲目靠紧，会让对方心理上感到压抑或局促不安，进而破坏谈话的气氛。

6、交谈的语言艺术

在日常的交谈和社交场合中，如果你能当众陈述自己的观点，流畅地表达出自己的意图，清楚准确的表达内心的想法，听者会乐于接受你的思想观点。

同样一句话，用不同的方式说出来，其效果可能会迥然而异，这就要求秘书，在人际交往中要非常强调语言艺术的原因，交谈的语言艺术主要包括以下几个方面。

7、平等互敬

运用语言，应坚持平等互敬的原则，谈话时在心理上、语调上，都要体现出对对方人格的尊重，把对方作为平等交流的对象，如果装腔作势、哼哼哈哈或以势压人，这不仅不礼貌，而且会使对方产生反感。在交谈中，应尽量使用礼貌用语，谈到自己要谦虚，谈到对方应尊敬，运用敬语与自谦语能显示出个人修养、风度和礼貌。

8、语言准确流畅

在表达思想感情时，应做到口音标准、咬字清晰，说出的词句应符合规范，避免使用似是而非的语言。另外，应去掉过多的口头语，语句停顿要准确，思路要清晰，谈话要缓急有度，从而是交流活动畅通无阻。

9、交谈机智幽默

交谈本身就是一个寻求一致的过程，在这个过程中常常会出现不和谐的地方而长生争论和分歧，这就需要你随机应变，凭借机制避开或消除障碍。同样，幽默也常用于化解尴尬场面或增强语言的感染力，有趣而意味深长的语言，能给人以欢笑和愉快。当然，机制幽默不是耍小聪明或耍嘴皮子。他应使语言表达既诙谐又入情入理，应体现一定的修养和素质。

10、态势得体

谈话之中可以用手势来加强和配合语气，当然，无意义的体态或举动，会给人以轻浮失礼之感。手舞足蹈、举止轻狂胡唾液四溅等，都是极不礼貌的行为。

此外，交谈语言 还应讲究语调亲切生动、措词易于理解、表达简洁干练及根据谈话对象调整表达方式。

11、秘书聆听的艺术

听，可以从对方获得必要的信息，领会谈话者的真实意图。如果不能认真地聆听，就无法了解和满足对方的需求，和谐的人际关系也只能是空谈。况且，聆听本身还是尊重他人的表现。因此，应当充分重视听的功能，讲究听的方式，追求听的艺术。

12、认真耐心

在对方阐述自己的观点时，应该认真耐心地听完，并真正领会其意图。当对方正讲在行头上时，不宜插话，如必须打断，应适时示意并致歉后再插话。插话结束时，要立即告诉对方“请您继续讲下去”。

13、专注有礼

在听对方说话时，应目视对方，以示专心，要真正了解对方，语言只传达了部分信息，所以还应注意说话者的神态、表情、姿势以及声调、语气等的变化，以便全面了解对方的思想感情。同事，以有礼而专注的目光表示在认真聆听，对说话者来说也是一种尊重和鼓励，可以使他感觉到自己谈话的重要性和必要性。

14、呼应、理解

强调在对方谈话时目视对方，认真聆听，并不是说完全被动地、默默的听，而是根据情景，或微笑，或点头，或适时插入一两点提问。例如，“哦，原来这样，那后来呢？”、“真的吗？”等。这样，就能够实现谈话者与聆听着不断的交流，行程心理上的某种默契，使谈话更为投机。

此外，聆听之中还应注意自己的仪态，不应该从自己的举动或姿态在红流露出不耐烦、疲劳或心不在焉的情绪，因为这样会伤害对方的自尊。